GEBRUIKERSHANDLEIDING KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig samengesteld, maar Mitel Networks™ Corporation biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en mag niet worden opgevat als een verbintenis van Mitel, Mitel-vestigingen of -dochterbedrijven. Mitel Networks en dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten of weglatingen in dit document. In revisies of nieuwe edities van dit document kunnen voornoemde wijzigingen worden opgenomen. Niets in dit document mag zonder schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation, voor welk doel dan ook op enigerlei wijze worden gereproduceerd, hetzij in zijn geheel, hetzij gedeeltelijk. Mitel Networks is een geregistreerd handelsmerk van Mitel Networks Corporation. Andere productnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken van hun respectievelijke eigenaars zijn en worden hierbij erkend. BELANGRIJK! Deze telefoon is niet geschikt om rechtstreeks te worden aangesloten op het openbare telefoonnet. Sluit de telefoon alleen aan op een systeem van Mitel Networks. Revisie A Februari 2003 ®, ™ Handelsmerk van Mitel Networks Corporation © Copyright 2003, Mitel Networks Corporation Alle rechten voorbehouden. INHOUD Over de 5230 IP Appliance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Over deze handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conventies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De 5230 IP Appliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bovenkant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderkant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderdelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Documentatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tips voor gebruiksgemak en veiligheid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 1 2 2 3 4 5 5 6 Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Voordat u begint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance installeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De PDA plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De toepassing PDA Phone starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Kennismaken met de toepassingen van de 5230 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 De toepassing PDA Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Bellen en gebeld worden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 De toepassingen van de 5230 openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Algemene voorkeuren instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Hoe verder? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Werken met de functietoetsen van de 5230 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Over de toepassing Functietoetsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toepassingsmodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quick Launch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een functie wissen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Categoriepagina’s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functietoetsen voor het doorschakelen van gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Doorschakelprofielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Overige instellingen voor doorschakelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functietoetsen voor verkort kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Overige functietoetsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Accountcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprek in de wacht zetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprek opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terugbellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Achterschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functietoets voor het wissen van alle functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Niet storen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hoofdtelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 13 14 14 14 15 16 17 19 20 21 22 22 23 24 25 26 27 28 i 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding De overige 5230-toepassingen gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprekshistorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De gesprekshistorie bijwerken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De gesprekshistorie weergeven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een onderwerp in de gesprekshistorie wijzigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hulpmiddelen voor contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Import Number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Add to Send It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kiezen via Contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verzenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visuele voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eigenschappen van Visuele voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De lijst met voicemails bijwerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voicemails weergeven en afluisteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 29 29 30 32 33 33 33 33 34 36 37 38 38 Bellen en gebeld worden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bediening van de 5230 IP Appliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bedieningsmodi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bellen en gebeld worden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Belfuncties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprek doorschakelen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefonische conferentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Handsfree bellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hoofdtelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wachten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Berichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoonlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laatste nummer herhalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wisselen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 41 41 41 42 42 43 43 44 44 45 46 46 46 Appendix A—Aanvullende informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De PDA gebruiken met de 5230 IP Appliance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De PDA opladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datasynchronisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De toepassingen van de 5230 IP Appliance installeren of upgraden . . . . . . . . . . . . . . . . . . De Personality Module vervangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een lokale voedingsbron gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 49 49 49 50 51 52 Appendix B—De 5230 IP Appliance zonder PDA gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De 5230 IP Appliance aanpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contrast op de display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Volume belsignaal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het bureaubladprogramma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Het bureaubladprogramma openen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Doorschakelprofiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Functietoegangscodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Call Forward End Chaining . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 53 53 53 53 53 55 55 56 56 ii Inhoud Gesprekdoorschakeling negeren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een gesprek in de wacht zetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gesprek opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terugbellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Achterschakelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Persoonlijke toets voor verkort kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Een opgeslagen nummer opnieuw kiezen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trunk Flash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 56 56 57 57 57 57 58 58 iii 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding iv Over de 5230 IP Appliance Over de 5230 IP Appliance De 5230 IP Appliance gebruikt de persoonlijke digitale assistent (PDA) als een intuïtieve interface voor uw Mitel Networks-telefoonsysteem. Wanneer de PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance op de PDA zijn geïnstalleerd, kunt u bijvoorbeeld bellen vanuit uw lijst met contactpersonen, gegevens en bestanden synchroniseren, een lijst met voicemails bekijken en bestanden delen met andere gebruikers van de 5230 IP Appliance of met een andere 5230 IP Appliance binnen het netwerk. Over deze handleiding Deze handleiding bevat informatie over het gebruik van de functies van de 5230 IP Appliance op een Mitel Networks™ 3300 Integrated Communications Platform (ICP) en is als volgt ingedeeld: • Over de 5230 IP Appliance (dit hoofdstuk) • Aan de slag (pagina 7) • Werken met de functietoetsen van de 5230 (pagina 13) • De overige 5230-toepassingen gebruiken (pagina 29) • Bellen en gebeld worden (pagina 41) • Appendix A—Aanvullende informatie (pagina 49) • Appendix B—De 5230 IP Appliance zonder PDA gebruiken (pagina 56) Opmerking: In deze handleiding wordt verondersteld dat u weet hoe de PDA werkt. Als dit niet het geval is, verdient het aanbeveling de gebruikershandleiding van de PDA door te nemen en vertrouwd te raken met de basisfuncties van de PDA en de bijbehorende toepassingen. Conventies • Tikken wil zeggen dat u met de stift een item op het PDA-scherm selecteert. • Drukken wil zeggen dat u een toets van de 5230 IP Appliance gebruikt. • Home Phone is de 5230 IP Appliance die u is toegewezen. Dit is gewoonlijk de telefoon op uw werkplek. • Remote Phone staat voor elke andere 5230 IP Appliance in het netwerk. • : U kunt een procedure uitvoeren wanneer de PDA in de Personality Module van een 5230 IP Appliance is geplaatst. • : U kunt een procedure op de 5230 IP Appliance uitvoeren zonder dat de PDA in de Personality Module is geplaatst. • : U kunt een procedure op de PDA uitvoeren zonder dat deze in de Personality Module is geplaatst. 1 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding De 5230 IP Appliance Bovenkant 5230 IP Appliance met PDA 5230 IP Appliance zonder PDA Handsfree-luidspreker (zie pagina 43). Audioknoppen Volume hoger (zie pagina 11 en pagina 53). Volume lager (zie pagina 11 en pagina 53). Handsfree-microfoon/dempen (zie pagina 43). 2 Luidspreker Twee luidsprekers voor beter geluid. Personality Module Interface tussen een PDA en de 5230 IP Appliance. Over de 5230 IP Appliance Display Display met 2 regels. Feature Keys Voor contextgevoelige functies. Stifthouder Houder voor de PDA-stift. Lampje voor binnenkomend gesprek Knippert wanneer er een gesprek binnenkomt. Bericht (zie pagina 45 en pagina 55). Wachten (zie pagina 44). Functietoetsen voor gesprekken Doorschakelen/conferentie (zie pagina 42). Annuleren (een gesprek of belfunctie beëindigen). ¡ Keuzetoetsen Alfanumeriek toetsenblok met 12 toetsen. Onderkant Aansluitpunten 5230 IP Appliance LAN-aansluiting RJ-45-connector (Ethernet). Aansluiting computer RJj45-connector (Ethernet). Aansluiting PDA-lader UITSLUITEND bestemd voor de lader die bij de PDA is geleverd. Aansluiting telefoonhoorn RJ-22-connector. Aansluiting hoofdtelefoon RJ-22-connector. USB-aansluiting (Voor toekomstig gebruik.) 3 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Onderdelen De 5230 IP Appliance bestaat uit drie hoofdonderdelen: • het 5230 IP Appliance-basisstation • de Personality Module • de toepassingen van de 5230 op de PDA Het 5230 IP Appliance-basisstation De 5230 IP Appliance op zich beschikt over de basisfuncties voor het voeren van telefoongesprekken. De Personality Module De Personality Module is de interface tussen uw PDA-model en de 5230 IP Appliance. Personality Modules zijn geschikt voor bepaalde PDA-modellen (zie “De Personality Module vervangen” op pagina 51 voor meer informatie). De toepassingen van de 5230 Deze toepassingen vormen de kracht van de 5230 IP Appliance: 4 • PDA Phone: wanneer u de PDA in de 5230 IP Appliance plaatst, kunt u de PDA gebruiken als telefoon (zie “De toepassing PDA Phone” op pagina 8). • Feature Keys: met deze toetsen kunt u de instellingen voor het doorschakelen van gesprekken, nummers voor verkort kiezen en andere functies van de 3300 ICP programmeren en gebruiken (zie “Werken met de functietoetsen van de 5230” op pagina 13). • Dial by Contactsmet deze functie kunt u iemand rechtstreeks vanuit de PDA-toepassing Contactpersonen bellen (zie “Hulpmiddelen voor contactpersonen” op pagina 33). • Call History: met deze functie kunt u een lijst van gevoerde gesprekken weergeven en bewerken. Ook kunt u gegevens uit de gesprekshistorie toevoegen aan de PDA-toepassing Contactpersonen (zie “Gesprekshistorie” op pagina 29). • Visual Voice Mail: met deze functie kunt u een lijst van uw voicemails bekijken (zie “Visuele voicemail” op pagina 36). • Send It: met deze functie kunt u bestanden verzenden naar andere gebruikers van de 5230 IP Appliance in het netwerk (zie “Verzenden” op pagina 34). Over de 5230 IP Appliance Functies De 5230 IP Appliance biedt u de mogelijkheid om alle overige functies en toepassingen van de PDA te gebruiken en fungeert als synchronisatiestation voor de PDA. U kunt bijvoorbeeld: • de PDA synchroniseren met de computer vanuit de 5230 IP Appliance of vanuit een willekeurig andere 5230 IP Appliance in het netwerk (zie “Datasynchronisatie” op pagina 49). • de PDA opladen door de bijbehorende lader aan te sluiten op de onderkant van de 5230 IP Appliance (zie “De PDA opladen” op pagina 49). Documentatie Voor de 5230 IP Appliance is de volgende documentatie is beschikbaar: • Installatiehandleiding (artikelnummer 56003848). Deze handleiding wordt bij de 5230 IP Appliance geleverd. U kunt extra exemplaren bestellen bij de leverancier van Mitel Networks. • Gebruikershandleiding (dit document). U kunt deze handleiding in pdf-indeling downloaden van de website van Mitel Networks (zie de instructies hierna). • Beknopte handleiding. U kunt deze handleiding in pdf-indeling downloaden van de website van Mitel Networks (zie de instructies hierna). • On line Help. De On line Help is op de PDA geïnstalleerd met de toepassingen van de 5230 IP Appliance. U opent de On line Help via het menu Start, zoals de andere Help-bestanden op de PDA. Gebruikersdocumentatie downloaden vanaf de website van Mitel Networks Opmerking: Als u momenteel een elektronische versie van dit document bekijkt en verbinding hebt met internet, kunt u op een willekeurige plek in deze paragraaf klikken om naar de website voor eindgebruikersdocumentatie van Mitel Networks te gaan. 1. Ga via de browser naar www.mitel.com. 2. Plaats de cursor op het woord Support en selecteer Documentation Library. 3. Selecteer User Guides in de vervolgkeuzelijst. 4. Download het gewenste document. Raadpleeg zo nodig de Help van de browser voor aanwijzingen bij het downloaden van bestanden vanaf een website. 5 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Tips voor gebruiksgemak en veiligheid Klem de hoorn niet tussen uw hoofd en schouders! Langdurig gebruik van de hoorn kan nek-, schouder- of rugklachten veroorzaken, vooral wanneer u de hoorn tussen nek en schouders klemt. Als u veel telefoneert, kan het prettiger zijn om een hoofdtelefoon te gebruiken. Gebruik uitsluitend een Mitel Networks-hoofdtelefoon die is goedgekeurd voor de 5230 IP Appliance. Uw Mitel-dealer kan u over deze hoofdtelefoons informeren. Zie “Hoofdtelefoon” op pagina 44 voor meer informatie over bellen met een hoofdtelefoon. Bescherm uw gehoor De telefoon is uitgerust met een knopje waarmee u het volume van de hoorn of hoofdtelefoon kunt regelen (zie “Het volume van het belsignaal wijzigen (methode 2)” op pagina 11). Aangezien langdurige blootstelling aan harde geluiden kan leiden tot een verminderd gehoor, kunt u het volume beter niet te hard zetten. De weergavehoek aanpassen U kunt bij de 5230 IP Appliance kiezen uit twee weergavehoeken. Gebruik de weergavehoek die u het prettigst vindt. U kunt de weergavehoek van de telefoon wijzigen door de standaard te verwijderen en in de andere positie terug te plaatsen. Zo brengt u de standaard aan: 1. Druk beide veerslotjes () naar binnen om de standaard te ontgrendelen en te verwijderen. 2. Plaats de standaard terug in de andere positie, de draaipunten eerst (). De onderste positie (—) levert een verticalere stand op en de bovenste positie (- - -) een horizontalere stand. 3. Druk de veerslotjes () vanuit de binnenkant van de standaard naar buiten om de standaard te vergrendelen. 6 Aan de slag Aan de slag In dit hoofdstuk wordt besproken hoe u de 5230 IP Appliance installeert en in gebruik neemt. De basisstappen zijn: 1. installatie van de toepassingen van de 5230 (pagina 7) 2. de PDA in de 5230 IP Appliance plaatsen (pagina 7) 3. de toepassing PDA Phone starten (pagina 8) 4. kennismaken met de toepassing PDA Phone en algemene voorkeuren instellen (pagina 8) Voordat u begint Volg de aanwijzingen in de gebruikershandleiding van de PDA om de PDA te synchroniseren met de computer. Neem de tijd om met de PDA te leren werken, zodat u onder meer het volgende kunt doen: • navigeren door de interface van de PDA • toepassingen openen, minimaliseren en sluiten • tekst typen en/of schrijven • werken met de toepassing Contactpersonen • informatie en bestanden synchroniseren tussen de PDA en de computer • samenwerking tussen de PDA en de computer instellen voor lokale en externe synchronisatie Opmerking: Het wordt afgeraden om de PDA te programmeren voor automatische synchronisatie. Dit kan namelijk storing veroorzaken tussen de toepassing PDA Phone en ActiveSync wanneer PDA Phone wordt gestart vanuit een 5230 IP Appliance. De PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance installeren Deze toepassingen worden vanaf de computer geïnstalleerd, met de PDA in het synchronisatiestation (NIET in de 5230 IP Appliance). Zie “De toepassingen van de 5230 IP Appliance installeren of upgraden” op pagina 50 voor instructies bij de installatie van de PDA-toepassingen. De PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance starten De PDA plaatsen Zo plaatst u de PDA in een 5230 IP Appliance • Schuif de PDA zo ver mogelijk in de Personality Module. Opmerking: Voordat u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst, verwijdert u eventueel beschermend verpakkingsmateriaal. 7 De toepassing PDA Phone starten U kunt de PDA-toepassingen van de 5230 openen vanuit het hoofdscherm van de toepassing PDA Phone. Zo start u de toepassing PDA Phone 1. Als de toepassing niet zichtbaar is, selecteert u PDA Phone in het menu Start. De toepassing PDA Phone wordt nu het actieve programma. 2. Tik op de functietoets Connect PDA. De toepassing PDA Phone maakt nu verbinding met de IP-telefooncentrale. Opmerking: U hoeft niet op de functietoets Connect PDA te tikken wanneer u de toepassing PDA Phone voor het eerst start, wanneer u de toepassing start nadat u deze hebt gesloten (met iTask) of nadat u de PDA opnieuw hebt ingesteld. Kennismaken met de toepassingen van de 5230 De toepassing PDA Phone Dit is de belangrijkste PDA-toepassing van de 5230 IP Appliance. U kunt met deze toepassing: • bellen en gebeld worden • andere toepassingen van de 5230 openen • algemene voorkeuren instellen De toepassing PDA Phone - hoofdscherm Aan de slag Display Wanneer de telefoon niet in gebruik is, worden de huidige datum en tijd weergegeven. Als de telefoon overgaat, wordt - indien beschikbaar - de naam en/of het nummer van de beller weergegeven. Tijdens een telefoongesprek wordt - indien beschikbaar - het nummer en/of de naam van de beller/ontvanger weergegeven. Functietoetsen Deze toetsen geven contextgevoelige functies weer. Tik op de naam van een functie of toepassing om deze te activeren. Knoppen Lijnweergave en Opnieuw kiezen. Er kunnen maximaal drie lijnen worden weergegeven, waaronder de hoofdlijn (altijd de knop rechtsonder). De lijnweergaven worden geprogrammeerd door de systeembeheerder. Via deze werkbalk kunt u de toepassingen van de 5230 rechtstreeks openen. : Send It (zie pagina 34). : Show Call Forwarding (zie pagina 17). Mitel-werkbalk : Feature Keys (zie pagina 13). : Call History (zie pagina 29). : Visual Voice Mail (zie pagina 36). : Dial by Contact (zie pagina 33). Menubalk Via deze balk kunt u toepassingen van de 5230 openen, de Mitel-werkbalk weergeven en verbergen, operationele instellingen wijzigen en de softwareversie weergeven van de PDA-toepassingen van de 5230. Opmerking: Het pictogram van de visuele voicemail op de Mitel-werkbalk knippert wanneer de toets Bericht op de 5230 IP Appliance knippert om aan te geven dat er een nieuw bericht of een voicemail wacht. Bellen en gebeld worden Met de toepassing PDA Phone en de toetsen op de 5230 IP Appliance kunt u telefoongesprekken voeren. De toetsen functioneren op dezelfde wijze als bij elke standaard IP-telefoon van Mitel Networks. Zie “Bellen en gebeld worden” op pagina 41 voor meer informatie. De toepassingen van de 5230 openen U kunt de overige toepassingen van de 5230 als volgt openen vanuit de toepassing PDA Phone: • Tikken op het pictogram van de gewenste toepassing op de Mitel-werkbalk. U kunt deze methode alleen gebruiken als u Mitel-werkbalk weergeven hebt geselecteerd in het menu View. • De gewenste toepassing selecteren in het menu View. 9 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Algemene voorkeuren instellen Zo kunt u het nummer van uw Home Phone weergeven en verbergen 1. Open de De toepassing PDA Phone. 2. Selecteer in het menu View de optie Show Home Phone DN om de weergave van het nummer van uw Home Phone boven in het venster in of uit te schakelen (een vinkje betekent ingeschakeld). Zo kunt u de Mitel-werkbalk verbergen en weergeven 1. Open de De toepassing PDA Phone. 2. Selecteer in het menu View de optie Show Mitel Toolbar om de Mitel-werkbalk in of uit te schakelen (een vinkje betekent ingeschakeld). Voorkeuren instellen voor PDA-plaatsing, gespreksmelding en activering 1. Start de De toepassing PDA Phone. 2. Tik in het menu Tools op Options…. 3. Selecteer de optie(s) die u wilt inschakelen en tik vervolgens op OK: • Notify me when PDA is docked in a remote phone: met deze optie krijgt u een waarschuwing wanneer u uw PDA in een andere 5230 IP Appliance dan uw Home Phone plaatst. • Launch PDA Phone on an incoming call: met deze optie wordt de toepassing PDA Phone automatisch geactiveerd zodra u wordt gebeld. • Launch the PDA Phone on dial: met deze optie wordt de toepassing PDA Phone automatisch geactiveerd wanneer u een nummer kiest via het toetsenblok. Het uiterlijk van de display wijzigen U kunt kiezen uit verschillende kleurenschema’s voor de display. 1. Open de De toepassing PDA Phone. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Change Skin... 3. Selecteer het gewenste kleurenschema en tik vervolgens op OK. Uw Home Phone instellen 1. Plaats de PDA in uw Home Phone. 2. Open de De toepassing PDA Phone. 3. Selecteer in het menu Tools de optie Set Home Phone... Het venster Home Phone wordt geopend. 4. Tik op Yes. Opmerking: U moet uw Home Phone opnieuw instellen als uw 5230 IP Appliance door een nieuwe wordt vervangen. 10 Aan de slag De taal op de display wijzigen 1. Plaats de PDA in uw Home Phone. 2. Open de De toepassing PDA Phone. 3. Selecteer in het menu Tools de optie Set Language... 4. Selecteer de gewenste displaytaal en tik op OK. Opmerking: Alleen de taal op de display wordt gewijzigd, niet de taal van de PDA-toepassingen van de 5230. Het volume van het belsignaal wijzigen (methode 1) • Terwijl de telefoon overgaat, kunt u het volume van het belsignaal aanpassen met de toetsen en . Wanneer u het gesprek beantwoordt, wordt het volumeniveau opgeslagen. Het volume van het belsignaal wijzigen (methode 2) Opmerking: U kunt het volume van het belsignaal niet wijzigen tijdens een telefoongesprek. Haal de PDA tijdens het wijzigen van deze functie niet uit de 5230 IP Appliance. 1. Open de De toepassing PDA Phone. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Set Ringer Volume… 3. Met de toetsen en op de 5230 IP Appliance kunt u het gewenste volume instellen. Telkens wanneer u op of drukt, hoort u het nieuwe belvolume. 4. Als u gereed bent, tikt u op Done. Opmerking: Als u belt of wordt gebeld terwijl u het volume van het belsignaal wijzigt, wordt het belvolume opgeslagen en de toepassing Belsignaal aanpassen gesloten. De beltoon wijzigen Opmerking: U kunt de beltoon niet wijzigen tijdens een telefoongesprek. Haal de PDA tijdens het wijzigen van deze instelling niet uit de 5230 IP Appliance. 1. Open de De toepassing PDA Phone. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Set Ringer Tone… 3. Met de toetsen en Telkens wanneer u op op de 5230 IP Appliance kunt u de gewenste beltoon instellen. of drukt, hoort u de nieuwe beltoon. 4. Als u gereed bent, tikt u op Done. Opmerking: Als u belt of wordt gebeld terwijl u de beltoon wijzigt, wordt de beltoon opgeslagen en de toepassing Belsignaal aanpassen gesloten. 11 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Hoe verder? U vindt in deze gebruikershandleiding nog de volgende onderwerpen: 12 • instructies bij de toepassing Functietoetsen (pagina 13) • instructies bij de overige PDA-toepassingen van de 5230 (pagina 29) • instructies bij de basisfuncties en de geavanceerde functies voor het voeren van telefoongesprekken (pagina 41) • aanvullende informatie over het gebruik van de PDA in combinatie met de 5230 IP Appliance (pagina 49) • informatie over het gebruik van de 5230 IP Appliance zonder PDA (pagina 53) Werken met de functietoetsen van de 5230 Werken met de functietoetsen van de 5230 Via de functietoetsen hebt u met één druk op een toets toegang tot telefoonnummers, de instellingen voor het doorschakelen van gesprekken en diverse telefoonfuncties. Dit hoofdstuk is als volgt ingedeeld: • informatie over de toepassing Functietoetsen (hierna) • instellingen voor het doorschakelen van gesprekken (pagina 16) • verkort kiezen (pagina 20) • overige telefoonfuncties (pagina 21) Let op: Telkens wanneer u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst, moet u met de stift op de functietoets Connect PDA in de toepassing PDA Phone tikken. Over de toepassing Functietoetsen Voorbeelden van pagina’s met functietoetsen U kunt maximaal 15 pagina’s gebruiken voor de verschillende functietoetscategorieën, die u naar eigen inzicht kunt indelen. Elke pagina kan 10 toetsen bevatten (zie “Categoriepagina’s” op pagina 15). De toepassing Functietoetsen starten 1. Ga vanuit de toepassing PDA Phone op een van de volgende manieren te werk: • Tik op op de Mitel-werkbalk. • Selecteer in het menu View de optie Feature Keys… 13 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Toepassingsmodi De toepassing Functietoetsen kent twee modi: • Edit: in deze modus kunt u de functietoetsen programmeren en bewerken. U kunt de functietoetsen off line bewerken. • Run: in deze modus kunt u functies activeren. De PDA moet in een 5230 IP Appliance zijn geplaatst en de toepassing PDA Phone moet zijn gestart om in de modus Uitvoeren te kunnen werken. Zo wijzigt u de toepassingsmodus 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Modes de optie Edit of Run. Quick Launch Wanneer u een functie activeert, krijgt u automatisch een bevestigingsscherm te zien. U kunt dit scherm overslaan door de optie Quick Launch te selecteren. Zo schakelt u Quick Launch in en uit 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Quick Launch. Een vinkje geeft aan dat Quick Launch is geactiveerd. Een functie wissen U kunt een functie van een functietoets wissen. Als u een functietoets hebt gewist, moet u de toets opnieuw programmeren voordat u deze weer kunt gebruiken. Zo wist u een functietoets 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt wissen. 5. Tik op Clear Feature. De functietoets wordt gewist en de huidige categoriepagina wordt weergegeven. 14 Werken met de functietoetsen van de 5230 Categoriepagina’s Met de categoriepagina’s kunt u de functietoetsen op logische wijze ordenen. U kunt maximaal 15 categoriepagina’s gebruiken, met 10 functietoetsen per pagina. De categoriepagina’s worden weergegeven in de volgorde van aanmaak. Overzicht van categoriepagina’s Zo kiest u een categoriepagina 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Tik op de naam van de huidige categoriepagina (rechtsboven). 3. Tik op de naam van de categoriepagina die u wilt openen. De gewenste categoriepagina wordt geopend. Zo maakt u een categoriepagina voor functietoetsen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Tik op de naam van de huidige categoriepagina (rechtsboven). 3. Tik op Edit Category… 4. Tik op Add…. 5. Geef een naam op voor de categoriepagina (vereist). 6. Geef aan welk type categoriepagina u maakt (Verkort kiezen, Doorschakelprofiel of Algemene functie) en tik vervolgens op OK. Opmerking: Het type categoriepagina dat u kiest, bepaalt de standaardfunctietoetsen voor de nieuwe pagina. U kunt elk type functietoets aan de categoriepagina toevoegen. 7. Wanneer u de pagina Edit Category wilt sluiten, tikt u op Exit. Zo wijzigt u de naam van een categoriepagina voor functietoetsen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Tik op de naam van de huidige categoriepagina (rechtsboven). 15 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding 3. Tik op Edit Category… 4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de categoriepagina waarvan u de naam wilt wijzigen. 5. Tik op Rename… 6. Typ de nieuwe naam en tik vervolgens op OK. 7. Wanneer u de pagina Edit Category wilt sluiten, tikt u op Exit. Zo verwijdert u een categoriepagina voor functietoetsen: Opmerking: Wanneer u een categoriepagina verwijdert, verwijdert u ook alle functietoetsen op deze pagina. Er moet altijd één categorie blijven bestaan. U kunt de laatst overgebleven categorie dan ook niet verwijderen. 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Tik op de naam van de huidige categoriepagina (rechtsboven). 3. Tik op Edit Category… 4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de categoriepagina die u wilt verwijderen. 5. Tik op Delete… 6. Als u zeker weet dat u deze categoriepagina wilt verwijderen, tikt u op OK. Wilt u de categoriepagina niet verwijderen, dan tikt u op Cancel. 7. Wanneer u de pagina Edit Category wilt sluiten, tikt u op Exit. Functietoetsen voor het doorschakelen van gesprekken U kunt verschillende doorschakelprofielen en -opties instellen en vervolgens aangeven welke instelling in een bepaalde situatie moet worden gebruikt. Wanneer u op kantoor bent en de telefoon niet kunt opnemen, kunnen uw gesprekken bijvoorbeeld worden doorgeschakeld naar een collega. Bent u onderweg, dan kunnen binnenkomende gesprekken worden doorgeschakeld naar uw mobiele telefoon. Als u een doorschakelprofiel selecteert, worden uw gesprekken doorgeschakeld naar het opgegeven nummer wanneer u de telefoon niet opneemt of Doorschakelen kiest op het moment dat het gesprek binnenkomt (zie “Zo beantwoordt u een oproep” op pagina 42). U kunt met de 5230 IP Appliance het volgende programmeren: • Doorschakelprofielen (pagina 17). Bij elk profiel kunt u het volgende instellen: - Niet doorschakelen OF - Call Forward Always OF 16 - Call Forward Busy for internal callers en/of - Call Forward Busy for external callers en/of Werken met de functietoetsen van de 5230 • - Call Forward No Answer for internal callers en/of - Call Forward No Answer for external callers Overige instellingen voor doorschakelen (pagina 19): - Call Forward End Chaining - Call Forward Follow 3rd Party - Call Forward Follow Me/I Am Here - Cancel Call Foward Zo gebruikt u een functietoets voor het doorschakelen van gesprekken 1. Plaats de PDA in een 5230 IP Appliance. 2. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 3. Activeer de modus Uitvoeren. 4. Ga naar de gewenste categoriepagina. 5. Tik op de functietoets voor de gewenste doorschakeling. De doorschakeling wordt geactiveerd. Opmerking: Mogelijk hoort u enkele kiestonen ziet u tekens op de display wanneer u een functietoets voor doorschakeling activeert. Dit is normaal. Doorschakelprofielen Zo kunt u het huidige doorschakelprofiel bekijken 1. Tik vanuit de toepassing PDA Phone op Forwarding… in het menu View. op de Mitel-werkbalk of selecteer Show Call OF Selecteer vanuit de toepassing Functietoetsen Show Current Call Forwarding in het menu Tools. 2. Het geactiveerde doorschakelprofiel wordt weergegeven. Als u gereed bent, tikt u op Cancel. Zo programmeert u een functietoets voor een doorschakelprofiel 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren als een doorschakelprofiel. 5. Selecteer Forward Profile in de vervolgkeuzelijst en tik op OK. 6. Geef het doorschakelprofiel een label, bijvoorbeeld ’Doorschakelen naar mobiele telefoon’. 17 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding 7. Tik op Define Forwarding Settings… Het venster met doorschakelinstellingen wordt geopend. Venster Define Call Forward Setting 8. Selecteer de gewenste doorschakeloptie: • No Fowarding • Always Forward • Forward based on the following (Busy/No Answer Call Forwarding) 9. Als u kiest voor Forward based on the following: moet u bepalen welke gevallen u voor dit profiel wilt inschakelen: • Busy internal • Busy external • No answer internal • No answer external 10. Tenzij u No Fowarding hebt gekozen, moet u het nummer of de nummers opgeven waarnaar u de gesprekken wilt doorschakelen. Zo importeert u een nummer uit de toepassing Contactpersonen op de PDA: 18 • Tik op het vak … De toepassing Contactpersonen wordt geopend. • Houd de stift op de gewenste contactpersoon en selecteer Import Number… in het snelmenu of selecteer deze optie in het menu Tools. Het venster Import Number wordt geopend. • Selecteer het gewenste nummer in de vervolgkeuzelijst met nummers van contactpersonen. • Geef zo nodig een prefix op. • Tik op Import. Werken met de functietoetsen van de 5230 11. Tik op OK en vervolgens nogmaals op OK. De functietoets voor het doorschakelprofiel kan nu worden geactiveerd. Opmerking: Mogelijk hoort u enkele tonen en ziet u tekens op de 5230 IP Appliance wanneer de informatie via de toepassing Functietoetsen naar de centrale wordt verzonden. Dit is normaal. Overige instellingen voor doorschakelen Opmerking: Het is mogelijk dat niet alle instellingen op uw systeem beschikbaar zijn. Raapleeg de systeembeheerder voor meer informatie. • Call Forward End Chaining (CF-End Chaining): met deze instelling kunt u voorkomen dat er vanuit het station waarnaar uw gesprekken worden doorgeschakeld, een gesprek wordt doorgeschakeld naar een ander station. - Deze instelling is niet van invloed op andere doorschakelinstellingen. • Cancel Call Forward End Chaining (Canc End Chaining): met deze instelling geeft u aan dat er vanuit het station waarnaar uw gesprekken worden doorgeschakeld, een gesprek mag worden doorgeschakeld naar een ander station. • Call Forward Follow 3rd Party (CF-Follow 3rd Pty): met deze instelling schakelt u gesprekken door voor een telefoon die u op dat moment niet gebruikt. U bevindt zich bijvoorbeeld bij telefoon B en wilt de gesprekken voor telefoon A doorschakelen naar telefoon C. Bij het programmeren van Call Forward Follow 3rd Party geeft u het nummer op van de telefoon waarvoor u de gesprekken wilt doorschakelen (de brontelefoon, telefoon A in dit geval) en het nummer van de telefoon waarnaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld (de bestemmingstelefoon, telefoon C in dit geval). • Cancel Call Forward Follow 3rd Party (Canc Follow 3rd): met deze instelling annuleert u Call Forward 3rd Party. Bij het programmeren van Cancel Call Forward 3rd Party geeft u het nummer op van het externe station waarvoor de doorschakeling was ingesteld (telefoon A in het voorbeeld hierboven). • Call Forward I Am Here (CF-I Am Here): met deze instelling schakelt u gesprekken door van een extern station naar de 5230 IP Appliance die u op dat moment gebruikt. Bij het programmeren geeft u het nummer op van het station vanwaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld. • Cancel Call Forward Always (Cancel Follow Me): met deze instelling annuleert u Altijd doorschakelen. • Cancel Call Forward Follow Remote (Cancel Follow Rmt): met deze instelling annuleert u Altijd doorschakelen voor een extern station. Bij het programmeren geeft u het nummer op van het station waarvoor de gesprekken werden doorgeschakeld. • Cancel Call Forward Busy (Cancel CF Busy): met deze instelling annuleert u alle instellingen voor Doorschakelen bij bezet. • Cancel Call Forward No Answer (Cancel CF No Ans): met deze instelling annuleert u alle instellingen voor Doorschakelen bij geen antwoord. • Cancel all Call Forwards (Cancel All CF): met deze instelling annuleert u alle instellingen voor doorschakelen. 19 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo programmeert u een functietoets voor een doorschakelinstelling 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren als een doorschakelinstelling. 5. Selecteer de gewenste doorschakelinstelling in de vervolgkeuzelijst en tik op OK. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor dit doorschakelprofiel. 7. Geef zo nodig het nummer op vanwaar/waarnaar uw gesprekken worden doorgeschakeld. Zo importeert u een nummer uit de toepassing Contactpersonen op de PDA: • Tik op het vak … De toepassing Contactpersonen wordt geopend. • Houd de stift op de gewenste contactpersoon en selecteer Import Number… in het snelmenu of selecteer deze optie in het menu Tools. Het venster Import Number wordt geopend. • Selecteer het gewenste nummer in de vervolgkeuzelijst met nummers van contactpersonen. • Geef zo nodig een prefix op. • Tik op Import. 8. Tik op OK. De functietoets voor de doorschakelinstelling is klaar voor gebruik. Opmerking: Mogelijk hoort u enkele tonen en ziet u tekens op de 5230 IP Appliance wanneer de informatie via de toepassing Functietoetsen naar de centrale wordt verzonden. Dit is normaal. Functietoetsen voor verkort kiezen U kunt toetsen voor verkort kiezen gebruiken om nummers op te slaan van mensen die u vaak belt. Zo gebruikt u een functietoets voor verkort kiezen 1. Plaats de PDA in een 5230 IP Appliance. 2. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 3. Activeer de modus Run. 4. Ga naar de gewenste categoriepagina. 5. Neem de hoorn van de haak. Als u dit niet doet, wordt het gesprek handsfree gevoerd. 6. Tik op de functietoets voor het gewenste verkorte nummer. Het nummer wordt gekozen. Zo maakt en/of bewerkt u een toets voor verkort kiezen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor verkort kiezen. 20 Werken met de functietoetsen van de 5230 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Speed Dial en tik vervolgens op OK. Venster voor verkort kiezen 6. Geef een label op voor deze functietoets, bijvoorbeeld Jan de Wit, Thuis, Tandarts. 7. Geef het telefoonnummer op (maximaal 20 tekens). Als u een pauze wilt opgeven, gebruikt u de letter p. Zo importeert u een nummer uit de toepassing Contactpersonen op de PDA: • Tik op het vak … De toepassing Contactpersonen wordt geopend. • Houd de stift op de gewenste contactpersoon en selecteer Import Number… in het snelmenu of selecteer deze optie in het menu Tools. Het venster Import Number wordt geopend. • Selecteer het gewenste nummer in de vervolgkeuzelijst met nummers van contactpersonen. • Geef zo nodig een prefix op. • Tik op Import. 8. Tik op OK. De functietoets voor versneld kiezen is klaar voor gebruik. Overige functietoetsen U kunt een functietoets programmeren voor elk van de volgende telefoonfuncties: • Accountcode (zie pagina 22). • Achterschakelen (zie pagina 25). • Gesprek in de wacht zetten (ziepagina 22). • Niet storen (zie pagina 27). • Gesprek opnemen (zie pagina 23). • Hoofdtelefoon aan/uit (zie pagina 28). • Terugbellen (zie pagina 24). • Alle functies wissen (zie pagina 26). Opmerking: Het is mogelijk dat niet alle functies op uw systeem beschikbaar zijn. Raapleeg de systeembeheerder voor meer informatie. 21 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Opmerking: Mogelijk hoort u na het programmeren van een functietoets enkele tonen en ziet u tekens op de 5230 IP Appliance wanneer de informatie via de toepassing Functietoetsen naar de centrale wordt verzonden. Dit is normaal. Accountcodes Accountcodes worden gebruikt om binnenkomende en uitgaande gesprekken bij te houden. Accountcodes bestaan uit drie cijfers in de reeks 000 tot 999. U kunt voor het gemak een functietoets met een accountcode programmeren. Zo gebruikt u een accountcodetoets tijdens een gesprek 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Activeer de modus Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de juiste accountcodetoets. Zo maakt of bewerkt u een functietoets voor een accountcode 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren als een accountcode. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Account Code en tik vervolgens op OK. 6. Geef een label op voor deze accountcodetoets. 7. Geef het accountcodenummer op. 8. Tik op OK. De functietoets voor de accountcode is klaar voor gebruik. Gesprek in de wacht zetten Met deze functie kunt u een oproep beantwoorden die in de wacht is gezet. Zo haalt u met een functietoets een gesprek uit de wacht 1. Open de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Modes de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Neem de hoorn op OF druk op de toets . 5. Tik op de gewenste functietoets voor CP-Rmt Retrieve. Zo programmeert u een functietoets voor gesprekken in de wacht 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 22 Werken met de functietoetsen van de 5230 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor gesprekken in de wacht. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst CP-Rmt Retrieve en tik vervolgens op OK. 6. Als u dat wilt, kunt u een label opgeven voor deze functietoets. 7. Tik op OK. De functietoets voor gesprekken in de wacht is klaar voor gebruik. Gesprek opnemen Met deze functie kunt u een oproep beantwoorden die binnenkomt op een ander toestel in uw opneemgroep. Raadpleeg de systeembeheerder voor meer informatie. Zo beantwoordt u een oproep met de functietoets voor gesprek opnemen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Neem de hoorn op OF druk op de toets . 5. Tik op de gewenste functietoets voor gesprek opnemen. • Als u een oproep wilt beantwoorden die binnenkomt op een bepaalde telefoon in uw opneemgroep, tikt u op de corresponderende functietoets Call Pickup-Direct. • Als u een oproep wilt beantwoorden die binnenkomt op een telefoon in uw opneemgroep, tikt u op de functietoets Call Pickup-Dialed. Zo programmeert u een functietoets voor gesprekken opnemen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor gesprekken opnemen. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de gewenste instelling voor Gesprek opnemen en tik vervolgens op OK. • Call Pickup-Direct: met deze instelling kunt u oproepen beantwoorden die binnenkomen op een bepaald toestel in uw opneemgroep. • Call Pickup-Dialed: met deze instelling kunt u oproepen beantwoorden die binnenkomen op elk toestel in uw opneemgroep. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor de functietoets. 7. Als u een functietoets programmeert voor Call Pickup-Direct, moet u het nummer van het andere toestel opgeven. Zo importeert u een nummer uit de toepassing Contactpersonen op de PDA: • Tik op het vak … De toepassing Contactpersonen wordt geopend. • Houd de stift op de gewenste contactpersoon en selecteer Import Number… in het snelmenu of selecteer deze optie in het menu Tools. Het venster Import Number wordt geopend. 23 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding • Selecteer het gewenste nummer in de vervolgkeuzelijst met nummers van contactpersonen. • Geef zo nodig een prefix op. • Tik op Import. 8. Tik op OK. De functietoets voor gesprek opnemen is nu klaar voor gebruik. Terugbellen De functie Terugbellen genereert een bericht zodra de interne extensie die u probeert te bereiken vrij is. Zo gebruikt u de functie Terugbellen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets Callback-Setup en hang vervolgens op. 5. Wanneer degene die u wilt bellen beschikbaar is, gaat uw telefoon over en ziet u op de display CALLBACK XXXX staan. 6. Neem de hoorn op OF druk op de toets . Het nummer wordt automatisch gekozen. Opmerking: Als u niet reageert op de terugbelfunctie of de gewenste persoon al telefonisch hebt gesproken voordat u wordt teruggebeld, wordt de aanvraag voor terugbellen geannuleerd. Zo annuleert u aanvragen voor terugbellen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de gewenste functietoets voor terugbellen annuleren. • Wanneer u een specifieke aanvraag wilt annuleren, tikt u op de bijbehorende functietoets CB-Cancel Indiv. • Wilt u alle aanvragen voor terugbellen annuleren, dan tikt u op de functietoets Callback-Cancel. Zo programmeert u een functietoets voor terugbellen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor terugbellen. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de gewenste instelling voor Terugbellen en tik vervolgens op OK. • 24 Callback-Setup: met deze instelling wordt een aanvraag voor terugbellen verzonden. Werken met de functietoetsen van de 5230 • CB-Cancel Indiv: met deze instelling wordt een specifieke aanvraag voor terugbellen geannuleerd. • Callback-Cancel: met deze instelling worden alle aanvragen voor terugbellen geannuleerd. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor de functietoets. 7. Bij het programmeren van een functietoets voor CB-Cancel Indiv geeft u de extensie op van het station dat u niet meer hoeft terug te bellen. Zo importeert u een nummer uit de toepassing Contactpersonen op de PDA: • Tik op het vak … De toepassing Contactpersonen wordt geopend. • Houd de stift op de gewenste contactpersoon en selecteer Import Number… in het snelmenu of selecteer deze optie in het menu Tools. Het venster Import Number wordt geopend. • Selecteer het gewenste nummer in de vervolgkeuzelijst met nummers van contactpersonen. • Geef zo nodig een prefix op. • Tik op Import. 8. Tik op OK. De functietoets voor terugbellen is nu klaar voor gebruik. Achterschakelen U kunt deze functie gebruiken wanneer u een bezettoon krijgt en wilt worden gewaarschuwd wanneer het toestel vrij is. Zo gebruikt u de functies Achterschakelen en Belprivacy 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de gewenste functietoets voor achterschakelen: • Als u een verzoek voor achterschakelen wilt verzenden, tikt u op de functietoets Camp On-Setup. • Als u een gesprek wilt ophalen wanneer u de toon voor achterschakeling hoort, neemt u de hoorn op OF drukt u op de toets en tikt u vervolgens op de functietoets Camp On-Retrieve. • Als u niet wilt dat een gesprek door de toon voor achterschakeling wordt onderbroken, tikt u op de functietoets Call Privacy. De functie Call Privacy wordt bij het beëindigen van het gesprek uitgeschakeld. Zo programmeert u een functietoets voor achterschakelen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 25 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor achterschakelen. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de gewenste instelling voor achterschakelen en tik vervolgens op OK. • Camp On-Setup: met deze instelling wordt een aanvraag voor achterschakelen verzonden. • Camp On-Retrieve: met deze instelling kunt u een oproep beantwoorden wanneer u de toon voor achterschakeling hoort. • Call Privacy: met deze instelling voorkomt u dat gesprekken worden onderbroken door de toon voor achterschakeling. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor de functietoets. 7. Tik op OK. De functietoets voor achterschakelen is nu klaar voor gebruik. Functietoets voor het wissen van alle functies U kunt deze functietoets gebruiken om de volgende functies te annuleren: • alle instellingen voor doorschakelen • alle instellingen voor Niet storen • alle aanvragen voor terugbellen Zo gebruikt u de functietoets voor het wissen van alle functies 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets Clear All Features. De desbetreffende functies worden gewist. Zo programmeert u een functietoets voor het wissen van alle functies 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor het wissen van alle functies. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Clear All Features en tik vervolgens op OK. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor de functietoets. 7. Tik op OK. De functietoets voor het wissen van alle functies is klaar voor gebruik. 26 Werken met de functietoetsen van de 5230 Niet storen Wanneer u Niet storen inschakelt, horen bellers een bezettoon en zien ze het bericht dat u niet wilt worden gestoord (bijvoorbeeld XXXX NO DIST). Zo schakelt u Niet storen in en uit 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de gewenste functietoets Niet storen. • Als u Niet storen wilt inschakelen, tikt u op de functietoets Do Not Disturb. • Als u Niet storen wilt uitschakelen, tikt u op de functietoets DND-Cancel. Zo schakelt u Niet storen in en uit voor een extern station 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets Niet storen voor het externe station. • Als u Niet storen wilt inschakelen voor een extern station, tikt u op de bijbehorende functietoets DND-Remote. • Als u Niet storen wilt uitschakelen voor een extern station, tikt u op de bijbehorende functietoets DND-Rmt Cancel. Zo programmeert u een functietoets voor Niet storen 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor Niet storen. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de gewenste instelling voor Niet storen en tik vervolgens op OK. • Do Not Disturb: met deze instelling schakelt u de functie Niet storen in voor uw station. • DND-Cancel: met deze instelling schakelt u de functie Niet storen uit voor uw station. • DND-Remote: met deze instelling schakelt u de functie Niet storen in voor een extern station. • DND-Rmt Cancel: met deze instelling schakelt u de functie Niet storen uit voor een extern station. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor de functietoets. 7. Bij het programmeren van een functietoets Niet storen voor een extern station geeft u de extensie van het externe station op. 27 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo importeert u een nummer uit de toepassing Contactpersonen op de PDA: • Tik op het vak … De toepassing Contactpersonen wordt geopend. • Houd de stift op de gewenste contactpersoon en selecteer Import Number… in het snelmenu of selecteer deze optie in het menu Tools. Het venster Import Number wordt geopend. • Selecteer het gewenste nummer in de vervolgkeuzelijst met nummers van contactpersonen. • Geef zo nodig een prefix op. • Tik op Import. 8. Tik op OK. De functietoets is klaar voor gebruik. Hoofdtelefoon Met deze functie kunt u de hoofdtelefoon in- en uitschakelen. Zo schakelt u de hoofdtelefoon in en uit 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Run. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de gewenste functietoets voor de hoofdtelefoon. • Als u de hoofdtelefoon wilt inschakelen, tikt u op de functietoets Headset On. • Als u de hoofdtelefoon wilt uitschakelen, tikt u op de functietoets Headset Off Opmerking: Het verdient aanbeveling om de hoofdtelefoon uit te schakelen voordat u de PDA uit de 5230 IP Appliance haalt. Als u dit niet doet, kunnen er problemen optreden bij het telefoneren zonder de PDA. Zo programmeert u een functietoets voor de hoofdtelefoon 1. Start de toepassing Functietoetsen (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Edit. 3. Ga naar de gewenste categoriepagina. 4. Tik op de functietoets die u wilt programmeren voor de hoofdtelefoon. 5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de gewenste instelling voor de hoofdtelefoon en tik vervolgens op OK. • Headset On: met deze instelling schakelt u de hoofdtelefoon in. • Headset Off: met deze instelling schakelt u de hoofdtelefoon uit. 6. Indien gewenst, kunt u een label opgeven voor de functietoets. 7. Tik op OK. De functietoets voor de hoofdtelefoon is klaar voor gebruik. 28 De overige 5230-toepassingen gebruiken De overige 5230-toepassingen gebruiken In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de toepassingen van de 5230 IP Appliance gebruikt, met uitzondering van de toepassing Functietoetsen (zie pagina 13). De toepassingen zijn in alfabetische volgorde gerangschikt. Opmerking: De meeste opdrachten die op één onderwerp betrekking hebben, zijn ook beschikbaar als u de stift op het onderwerp houdt. Gesprekshistorie Opmerking: U kunt deze functie pas gebruiken als u uw Home Phone hebt gedefinieerd (zie “Uw Home Phone instellen” op pagina 10). Let op: Tik elke keer dat u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst op de functietoets Connect PDA in de toepassing PDA Phone. Alle gesprekken die u hebt gevoerd met de 5230 IP Appliance worden in de toepassing Gesprekshistorie vermeld. U kunt de gesprekshistorie altijd weergeven op de PDA, ook als deze zich niet in een 5230 IP Appliance bevindt. U kunt: • de gesprekshistorie bijwerken (pagina 29) • de gesprekshistorie weergeven (pagina 30) • een onderwerp in de gesprekshistorie wijzigen (pagina 32) Opmerking: Per keer kunt u maximaal 50 gesprekken in de gesprekshistorie weergeven. Als u meer gesprekken wilt weergeven, moet u een aantal weergegeven gesprekken verwijderen. De toepassing Gesprekshistorie starten 1. Voer een van de volgende handelingen uit in de toepassing PDA Phone: • Tik op op de Mitel-werkbalk. • Selecteer Call History… in het menu View. 2. Als de PDA niet in een 5230 IP Appliance is geplaatst, wordt u gevraagd of u off line wilt werken. • Als u off line wilt werken, tikt u op Yes. Wanneer u off line werkt, zijn sommige functies niet beschikbaar (deze worden grijs weergegeven). • Als u de toepassing Gesprekshistorie wilt afsluiten, tikt u op No. • On line werken: plaats de PDA in een 5230 IP Appliance, start de toepassing PDA Phone (zie “Zo start u de toepassing PDA Phone” op pagina 8) en ga terug naar step 1. De gesprekshistorie bijwerken Van alle gesprekken die u voert, worden gegevens bijgehouden. Wanneer u de gesprekshistorie bijwerkt, krijgt u de gegevens te zien van de gesprekken die u hebt gevoerd sinds de laatste keer dat de gesprekshistorie werd bijgewerkt. De gesprekshistorie wordt automatisch bijgewerkt wanneer u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst en de toepassing PDA Phone start. 29 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo werkt u de gesprekshistorie handmatig bij 1. Start de toepassing Gesprekshistorie (zie “De toepassing Gesprekshistorie starten” op pagina 29). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Refresh List. De gesprekshistorie weergeven U kunt de gesprekken die u hebt gevoerd, weergeven aan de hand van de volgende criteria: • alle gesprekken • nieuwe gesprekken • binnenkomende gesprekken • uitgaande gesprekken • gemiste oproepen Opmerking: Nieuwe gesprekken zijn gesprekken die zijn gevoerd sinds u de gesprekshistorie voor het laatst hebt bijgewerkt. De volgende keer dat u de gesprekshistorie bijwerkt, worden deze nieuwe gesprekken weergegeven gesprekken. Gesprekken die binnenkomen terwijl u aan de telefoon bent, worden niet beschouwd als gemiste oproepen. U kunt voor elk gesprek de volgende informatie weergeven: • • Basisinformatie (hoofdscherm gesprekshistorie): - Nieuw (zwarte pijl op pictogram) of weergegeven (witte pijl op pictogram) Als u alle nieuwe gesprekken wilt wijzigen in weergegeven gesprekken, moet u de gesprekshistorie bijwerken. - Naam of nummer van beller/ontvanger (indien beschikbaar). - Tijd en datum van gesprek. Gedetailleerde informatie: - Naam en nummer van beller/ontvanger (indien beschikbaar). - Gedetailleerde datum en tijd van het gesprek. - Type gesprek (binnenkomend, uitgaand of gemist). - De duur van het laatste gesprek. - Aantal malen dat een gesprek is ontvangen van een bepaalde beller (voor gemiste oproepen en binnenkomende gesprekken). U kunt ook de contactgegevens voor de beller/ontvanger weergeven als deze zijn opgeslagen. Zo geeft u de gesprekshistorie weer 1. Start de toepassing Gesprekshistorie (zie “De toepassing Gesprekshistorie starten” op pagina 29). 30 De overige 5230-toepassingen gebruiken Hoofdscherm van gesprekshistorie Het pictogram links geeft het type gesprek aan: binnenkomend gesprek (), uitgaand gesprek (), gemiste oproep (). Nieuwe gesprekken worden met een zwarte pijl aangeduid. 2. Als u de weergavecriteria voor de gesprekshistorie wilt wijzigen, tikt u op het vervolgkeuzemenu voor de criteria () en selecteert u de gewenste criteria. De nieuwe instelling wordt automatisch opgeslagen. Zo geeft u details van een gesprek weer 1. Start de toepassing Gesprekshistorie (zie “De toepassing Gesprekshistorie starten” op pagina 29). 2. Selecteer een gesprek in de lijst en selecteer vervolgens in het menu Tools de optie View Details … of houd de stift op het gesprek tikken en selecteer View Details … Gesprekshistorie, details weergeven 3. Als u wilt teruggaan naar het hoofdscherm van gesprekshistorie, tikt u op Exit. 31 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo geeft u de contactgegevens van een beller/ontvanger weer 1. Start de toepassing Gesprekshistorie (zie “De toepassing PDA Phone starten” op pagina 8). 2. Tik op een gesprek om het te selecteren. 3. Selecteer in het menu Tools de optie View Contact… De contactgegevens van de beller/ontvanger worden weergegeven. 4. Sluit het scherm met de contactgegevens en ga terug naar het hoofdscherm van Gesprekshistorie. Opmerking: Als een naam in de gesprekshistorie niet exact overeenkomt met de naam van die persoon in Contactpersonen, kunt u de contactgegevens van die persoon niet weergeven. Stel dat de gesprekshistorie bijvoorbeeld de naam J. Salah vermeldt en in Contactpersonen staat Jan Salah, dan kunnen de bijbehorende contactgegevens niet worden weergegeven in de gesprekshistorie. Een onderwerp in de gesprekshistorie wijzigen U kunt het volgende doen: - een beller/ontvanger toevoegen aan Contactpersonen - een beller/ontvanger bellen - gesprekken uit de gesprekshistorie verwijderen Zo voegt u een beller/ontvanger toe aan de lijst met contactpersonen 1. Tik op een gesprek om het te selecteren. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Add to Contacts. De gegevens worden aan de PDA-toepassing Contactpersonen van uw PDA toegevoegd en het scherm met de contactgegevens wordt weergegeven. Opmerking: Als u Add Contact Silently in het menu Tools selecteert, wordt het scherm met de contactgegevens niet weergegeven wanneer u een beller/ontvanger toevoegt aan Contactpersonen. Zo belt u vanuit de gesprekshistorie 1. Tik op een gesprek om het te selecteren. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Dial… 3. Geef zo nodig een prefix op en tik op Dial. 4. De De toepassing PDA Phone wordt automatisch gestart en het nummer wordt gebeld. Zo verwijdert u een gesprek uit de gesprekshistorie 1. Tik op een gesprek om het te selecteren. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Delete of houd de stift op het gesprek en selecteer Delete. Het gesprek wordt uit de gesprekshistorie verwijderd. 32 De overige 5230-toepassingen gebruiken Zo verwijdert u alle gesprekken uit de gesprekshistorie 1. Selecteer in het menu Tools de optie Delete All. De complete gesprekshistorie wordt gewist. Hulpmiddelen voor contactpersonen Let op: Tik elke keer dat u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst op de functietoets Connect PDA in de toepassing PDA Phone. De 5230-toepassing voegt de volgende hulpmiddelen toe aan de PDA-toepassing Contactpersonen: • Import Number • Add to Send It • Dial Import Number Hiermee kunt u contactgegevens invoeren wanneer u een functietoets programmeert (zie “Werken met de functietoetsen van de 5230” op pagina 13). Add to Send It Hiermee kunt u contactgegevens naar een andere 5230 IP Appliance-gebruiker verzenden (zie “Verzenden” op pagina 34). Zo voegt u een contactpersoon toe aan Outbox van Verzenden 1. Houd de stift op een contactpersoon en selecteer Add to Send It. 2. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven. Sluit dit bericht om terug te gaan naar het scherm Contactpersonen. Opmerking: Als u de optie Launch Application in het menu Verzenden hebt geselecteerd, wordt de toepassing Verzenden automatisch geopend wanneer u de optie Add to Send It gebruikt. Kiezen via Contactpersonen Met deze functie kunt u een nummer kiezen vanuit de lijst met contactpersonen. De toepassing Kiezen via Contactpersonen starten 1. Voer een van de volgende handelingen uit in de toepassing PDA Phone: • Tik op op de Mitel-werkbalk. • Selecteer in het menu View de optie Dial by Contacts…. 33 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo kiest u een nummer via Contactpersonen 1. Start de toepassing Contactpersonen OF start de toepassing Kiezen via Contactpersonen (zie ”De toepassing Kiezen via Contactpersonen starten” hierboven). 2. Tik op de contactpersoon die u wilt bellen, houd de stift op de contactpersoon en selecteer Dial… of selecteer een contactpersoon en vervolgens Dial… in het menu Tools. Het scherm Kiezen via Contactpersonen wordt weergegeven. Het scherm Kiezen via Contactpersonen 3. Als u een ander telefoonnummer voor deze contactpersoon wilt selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Contact Number en selecteert u het gewenste nummer. 4. Selecteer zo nodig een prefix (het laatst gekozen prefix wordt standaard geselecteerd). 5. Tik op Dial. Het nummer wordt gekozen. Verzenden Opmerking: Deze functie werkt alleen in een omgeving met één ICP. Vraag de systeembeheerder om meer informatie. Let op: Tik elke keer dat u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst op de functietoets Connect PDA in de toepassing PDA Phone. U kunt tijdens een gesprek gegevens verzenden naar een andere PDA die zich in een 5230 IP Appliance in het netwerk bevindt. Het gesprek wordt door het verzenden van een bestand niet onderbroken, maar u kunt tijdens de verzending geen PDA-toepassingen gebruiken. Gespreksdeelnemers kunnen niet tegelijkertijd bestanden verzenden. Hoe groot de bestanden die u verzendt en ontvangt maximaal kunnen zijn, hangt af van het beschikbare geheugen op de PDA. Verzenden heeft de indeling van een mailbox, met een postbus voor ontvangen bestanden en een postbus voor te verzenden bestanden. 34 De overige 5230-toepassingen gebruiken De toepassing Verzenden starten 1. Voer een van de volgende handelingen uit in de toepassing PDA Phone: • Tik op op de Mitel-werkbalk. • Selecteer in het menu View de optie Send It… Zo verzendt u een bestand 1. Start de toepassing Verzenden tijdens een gesprek (zie “De toepassing Verzenden starten” op pagina 35). 2. Selecteer Outbox in het vervolgkeuzemenu. Outbox van Verzenden 3. Selecteer de bestanden die u wilt verzenden. • Als u een bestand wilt toevoegen aan Outbox van de toepassing Verzenden, tikt u op Add to List, gaat u naar de gewenste map en tikt u op het bestand dat u wilt verzenden. Het bestand wordt naar Outbox van Verzenden gekopieerd. • Als u een contactpersoon wilt toevoegen aan Outbox van Verzenden, opent u de lijst met contactpersonen, houdt u de stift op de gewenste contactpersoon en selecteert u Add to Send It of kiest u deze optie in het menu Tools. De contactpersoon wordt naar Outbox van Verzenden gekopieerd. 4. Tik op Vernieuwen. De lijst met bellers wordt bijgewerkt. 5. Selecteer de bellers aan wie u de bestanden wilt verzenden. 6. Tik op Send. Als alle bestanden zijn verzonden, krijgt u daarvan een bevestiging. Zo beheert u bestanden 1. Start de toepassing Verzenden (zie “De toepassing Verzenden starten” op pagina 35). 2. Selecteer Inbox of Outbox in het vervolgkeuzemenu. 35 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding 3. Selecteer een bestand en doe het volgende: • Als u het bestand naar een andere map wilt verplaatsen, selecteert u in het menu Tools de optie Move en gaat u naar de gewenste map (het bestand wordt verwijderd uit de map Verzenden). • Als u een contactbestand wilt toevoegen aan de toepassing Contactpersonen, selecteert u in het menu Tools de optie Add to Contacts (contactbestanden hebben de extensie .ctc). • Als u het bestand wilt verwijderen, selecteert u in het menu Tools de optie Delete. Als u alle bestanden uit Inbox wilt verwijderen, tikt u op de knop Clear List. Zo wijzigt u de voorkeuren voor Verzenden 1. Start de toepassing Verzenden (zie “De toepassing Verzenden starten” op pagina 35). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Options… 3. Als u Verzenden automatisch wilt starten wanneer u een contactpersoon aan de toepassing toevoegt (zie “Zo voegt u een contactpersoon toe aan Outbox van Verzenden” op pagina 33), selecteert u de optie Launch Application. Als u een melding wilt krijgen wanneer u een bestand ontvangt, selecteert u de optie Always Alert me of incoming files (u kunt het binnenkomende bestand weigeren). Visuele voicemail Let op: Tik elke keer dat u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst op de functietoets Connect PDA in de toepassing PDA Phone. De toepassing Visuele voicemail is een visuele interface naar uw voicemailbox. Als de PDA in een 5230 IP Appliance is geplaatst, kunt u de lijst met voicemails weergeven en uw voicemails afluisteren en bewerken. De toepassing Visuele voicemail starten 1. Voer een van de volgende handelingen uit in de toepassing PDA Phone: • Tik op op de Mitel-werkbalk. • Selecteer in het menu View de optie Visual Voice Mail… 2. Als de PDA in een 5230 IP Appliance is geplaatst, wordt het aanmeldscherm weergegeven. 36 • Als u zich bij de voicemailbox wilt aanmelden, voert u de mailbox en het wachtwoord in en tikt u op de knop Login. De voicemaillijst wordt automatisch bijgewerkt. • Als u off line wilt werken (de gedownloade lijst met voicemails weergeven), tikt u op de knop Work Offline. • Als u de toepassing Visuele voicemail wilt afsluiten, tikt u op de knop Exit. De overige 5230-toepassingen gebruiken Als de PDA niet in een 5230 IP Appliance is geplaatst, wordt u gevraagd of u off line wilt werken. • Als u off line wilt werken, tikt u op Yes. Wanneer u off line werkt, zijn sommige functies niet beschikbaar (deze worden grijs weergegeven). • Als u de toepassing Visuele voicemail wilt afsluiten, tikt u op No. • On line werken: plaats de PDA in een 5230 IP Appliance, start de toepassing PDA Phone (zie “Zo start u de toepassing PDA Phone” op pagina 8) en ga terug naar step 1. Zo sluit u de toepassing Visuele voicemail af • Selecteer in het menu Tools de optie Logout. Sluit de toepassing niet af door op de x rechtsboven op het scherm te tikken. Eigenschappen van Visuele voicemail U kunt de volgende voorkeuren instellen voor de toepassing Visuele voicemail: • Automatisch aanmelden bij de voicemailbox wanneer de PDA in een 5230 IP Appliance wordt geplaatst. • Het venster Contactpersonen weergeven bij het toevoegen van een beller aan de lijst met contactpersonen. • De voicemailbox en/of het wachtwoord programmeren. Zo stelt u voorkeuren in voor Visuele voicemail 1. Start de toepassing Visuele voicemail (zie “De toepassing Visuele voicemail starten” op pagina 36). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Properties… 3. Selecteer de gewenste opties. • Selecteer Default Mailbox/Passcode en geef uw mailbox en/of wachtwoord op. 4. Tik op OK. Zo geeft u aan wanneer de lijst met voicemails moet worden bijgewerkt 1. Start de toepassing Visuele voicemail (zie “De toepassing Visuele voicemail starten” op pagina 36). 2. Selecteer in het menu Tools de optie Auto Download… 3. Selecteer de gewenste optie. • De lijst met voicemails alleen bijwerken wanneer u zich bij de voicemailbox aanmeldt. • De lijst met voicemails bijwerken wanneer u de PDA in een 5230 IP Appliance plaatst. • De lijst met voicemails regelmatig bijwerken wanneer de PDA zich in een 5230 IP Appliance bevindt. 4. Als u de tweede of derde optie kiest, voert u desgewenst het wachtwoord van de voicemailbox in. (Doet u dit niet, dan wordt u telkens wanneer de toepassing Visuele voicemail de lijst met voicemails bijwerkt om het wachtwoord gevraagd.) 37 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding 5. Als u de derde optie kiest, moet u ook opgeven hoeveel tijd (minuten of uren) tussen de updates moet verstrijken. U selecteert de intervaleenheid in de vervolgkeuzelijst. 6. Tik op OK. De lijst met voicemails bijwerken Zo downloadt u de lijst met voicemails • Start de toepassing Visuele voicemail (zie “De toepassing Visuele voicemail starten” op pagina 36) terwijl de PDA in een 5230 IP Appliance is geplaatst. Zo downloadt u de lijst met voicemails handmatig 1. Selecteer in de toepassing Visuele voicemail Logout in het menu Tools. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Login… 3. Geef uw mailboxnummer en/of wachtwoord op (indien nodig) en tik op de knop Login. Het hoofdvenster Visuele voicemail wordt geopend en de lijst met voicemails wordt bijgewerkt. Voicemails weergeven en afluisteren Opmerking: Als de toepassing Visuele voicemail langer dan vijf minuten niet in gebruik is, wordt u automatisch afgemeld. Zo geeft u de lijst met voicemails weer 1. Start de toepassing Visuele voicemail (zie “De toepassing Visuele voicemail starten” op pagina 36). 2. De lijst met voicemails wordt weergegeven. Hoofdvenster Visuele voicemail Voor elk gesprek wordt het volgende weergegeven: 38 • Status: - Nieuw (gesloten envelop) of Opgeslagen (open envelop). De overige 5230-toepassingen gebruiken - Urgent (uitroepteken). • De naam of het nummer van de beller (indien beschikbaar). • De datum en tijd waarop het gesprek is ontvangen. Zo wijzigt u de weergavecriteria 1. Tik op het vervolgkeuzemenu voor de criteria en selecteer de gewenste criteria. • All • Urgent • New • Saved 2. De nieuwe instelling wordt automatisch opgeslagen. Zo luistert u een voicemail af 1. Tik op een gesprek om het te selecteren. 2. Selecteer in het menu Messages de optie Play, of tik tweemaal op het gesprek of houd de stift op het gesprek en selecteer Play… De toepassing Visuele voicemail opent de voicemailbox, de 5230 IP Appliance speelt het bericht in de handsfree modus af en het venster Play wordt weergegeven. • Als u een gesprek privé wilt afluisteren, neemt u de hoorn of hoofdtelefoon op en selecteert u Play. Het venster Afspelen 3. Gebruik de navigatietoetsen om te stoppen, terug te spelen, snel af te spelen of naar het begin of einde van het bericht te gaan. Tik op de knop Pause om het afspelen van de voicemail tijdelijk te onderbreken. 4. Na het afluisteren van de voicemails kunt u het volgende doen: • Tik op Next om de volgende voicemail in de lijst af te luisteren. • Tik op Previous om de vorige voicemail in de lijst af te luisteren. 39 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding • Tik op Delete om de voicemail uit de lijst en de mailbox te verwijderen. • Tik op Dial om de contactpersoon te bellen (alleen als het nummer van de beller beschikbaar is). • Tik op OK om terug te keren naar het hoofdvenster van Visuele voicemail. Zo voegt u een beller toe aan Contactpersonen 1. Selecteer het gesprek. 2. Selecteer in het menu Messages de optie Add to Contacts of houd de stift op het bericht en selecteer Add to Contacts. De gegevens van de beller worden aan de PDA-toepassing Contactpersonen toegevoegd. Zo geeft u de contactgegevens van een beller weer 1. Selecteer een gesprek. 2. Selecteer in het menu Messages de optie View Contact… 3. Het venster met de contactgegevens van de beller wordt weergegeven. 4. Als u wilt teruggaan naar de toepassing Visuele voicemail, tikt u op OK. Opmerking: Als een naam in de gesprekshistorie niet exact overeenkomt met de naam van die persoon in Contactpersonen, kunt u de contactgegevens van die persoon niet weergeven. Stel dat de gesprekshistorie bijvoorbeeld de naam J. Salah vermeldt en in Contactpersonen staat Jan Salah, dan kunnen de bijbehorende contactgegevens niet worden weergegeven in de gesprekshistorie. Een voicemail opslaan of verwijderen 1. Selecteer het gesprek dat u wilt opslaan of verwijderen. 2. Selecteer in het menu Messages de optie Save of Delete. Zo belt u iemand terug 1. Selecteer het gesprek waarop u wilt reageren. 2. Selecteer in het menu Messages de optie Dial… Het nummer wordt gekozen. 40 Bellen en gebeld worden Bellen en gebeld worden In dit gedeelte worden de basisfuncties van de 5230 IP Appliance beschreven. Dit hoofdstuk is als volgt ingedeeld: • Bediening van de 5230 IP Appliance (hieronder) • Belfuncties (pagina 42) Bediening van de 5230 IP Appliance In dit gedeelte worden de basisstappen beschreven voor bellen en gebeld worden met de 5230 IP Appliance. De overige telefoonfuncties worden beschreven in “Belfuncties” op pagina 42. Bedieningsmodi De 5230 IP Appliance kan in de volgende bedieningsmodi worden gebruikt: • Telefoonhoornmodus: wanneer u de telefoonhoorn gebruikt om te bellen. • Hoofdtelefoonmodus: wanneer u de hoofdtelefoon gebruikt om te bellen. U schakelt de hoofdtelefoon in en uit met de functietoets Headset On en Headset Off (zie “Hoofdtelefoon” op pagina 28). Raadpleeg “Tips voor gebruiksgemak en veiligheid” op pagina 6 voor meer informatie over hoofdtelefoons. • Handsfree modus: wanneer u de ingebouwde microfoon en luidsprekers gebruikt om te bellen. - Als u handsfree wilt bellen, drukt u op de toets . De toets geven dat de microfoon voor handsfree bellen is ingeschakeld. brandt om aan te - Als u de handsfree modus wilt uitschakelen, neemt u de hoorn op of schakelt u de hoofdtelefoon in. De toets gaat uit om aan te geven dat de microfoon voor handsfree bellen is uitgeschakeld. - Als u weer handsfree wilt bellen, drukt u op de toets en legt u de hoorn op de haak. De toets brandt om aan te geven dat de microfoon voor handsfree bellen is ingeschakeld. Bellen en gebeld worden Opmerking: U kunt de toepassing PDA Phone zo instellen dat deze automatisch wordt gestart wanneer u een nummer kiest en wanneer u een gesprek ontvangt. Zie “Voorkeuren instellen voor PDA-plaatsing, gespreksmelding en activering” op pagina 10 voor meer informatie. Zo belt u iemand op: 1. Neem de hoorn op OF zet de hoofdtelefoon op (sluit de hoofdtelefoon zo nodig aan). 2. Als u geen hoofdlijn wilt gebruiken, tikt u op de gewenste lijn op de PDA (indien beschikbaar). 3. Kies het nummer met behulp van de keuzetoetsen. 41 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo beantwoordt u een oproep 1. Wanneer het belsignaal overgaat voor een nieuw gesprek, wordt op de display aangegeven welke lijn overgaat, met de naam of het nummer van de beller (indien beschikbaar). Het lijnpictogram knippert. 2. Neem de hoorn op en begin het gesprek. OF Als u het gesprek meteen naar de geprogrammeerde medewerker of voicemailbox wilt doorschakelen, tikt of drukt u op de functietoets Forward. Zo beëindigt u een gesprek • Leg de hoorn op de haak OF druk op de toets . Zo stelt u het volume van de luidspreker bij • Druk tijdens een gesprek op de toets of om het volume van de hoorn, hoofdtelefoon of luidspreker voor handsfree bellen bij te stellen. De instelling wordt opgeslagen voor het volgende gesprek. Belfuncties Opmerking: Het is mogelijk dat niet alle functies op uw systeem beschikbaar zijn. Raapleeg de systeembeheerder voor meer informatie. Gesprek doorschakelen Zo schakelt u een gesprek door naar een persoon die niet aan het bellen is 1. Druk tijdens een gesprek op de toets . Het gesprek wordt in de wacht gezet. 2. Bel de persoon naar wie u het gesprek wilt doorschakelen. (U kunt elke gewenste belfunctie gebruiken.) • Als u de doorschakeling wilt annuleren, drukt u op de toets . • Als u met deze persoon wilt spreken, wacht u totdat u verbinding hebt en legt u pas dan de hoorn op de haak om het wachtende gesprek door te schakelen (doorschakelen). • Als u niet met de persoon wilt spreken, legt u de hoorn op de haak. Het wachtende gesprek wordt naar het lopende gesprek doorgeschakeld (blind doorschakelen). Opmerking: Als het gesprek niet wordt beantwoord, wordt het teruggestuurd naar uw extensie. Zo schakelt u een gesprek door naar iemand in de wacht Opmerking: U kunt deze functie alleen gebruiken als er ten minste twee lijnen op uw 5230 IP Appliance kunnen worden weergegeven. 1. Druk tijdens een gesprek op de toets . Het gesprek wordt in de wacht gezet. 2. Tik op het lijnpictogram van het gesprek dat al in de wacht staat en leg de hoorn op de haak. Het gesprek dat u in step 1 in de wacht hebt gezet, wordt doorgeschakeld naar het gesprek op deze lijn. 42 Bellen en gebeld worden Telefonische conferentie Opmerking: Als u een telefonische conferentie met externe partijen wilt voeren, moet uw toestel hiervoor door de beheerder worden geconfigureerd. Zo voegt u een beller toe aan een lopend gesprek 1. Druk tijdens een gesprek op de toets . Het gesprek wordt in de wacht gezet. 2. Bel de persoon die u aan het gesprek wilt toevoegen. (U kunt elke gewenste belfunctie gebruiken.) 3. Als u verbinding hebt met deze persoon, drukt u op de toets wordt aangesloten op het lopende gesprek. . Het wachtende gesprek Zo voegt u een beller in de wacht toe aan een lopend gesprek 1. Tik op de functietoets AddHeld en tik vervolgens op het lijnpictogram van het gesprek in de wacht. De wachtende beller wordt aan de telefonische conferentie toegevoegd. Zo splitst u een telefonische conferentie Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar voor de persoon die de telefonische conferentie heeft opgezet. 1. Tik of druk op de functietoets Split. De laatste beller die u aan de telefonische conferentie hebt toegevoegd, wordt in de wacht gezet en u kunt ruggespraak voeren met de oorspronkelijke beller. Handsfree bellen Opmerking: Als u een gesprek privé wilt voortzetten, neemt u de hoorn van de haak of schakelt u de hoofdtelefoon in. Zo belt u handsfree (methode 1) 1. Kies het nummer met behulp van de keuzetoetsen. 2. Wanneer de telefoon overgaat, brandt de toets voor handsfree bellen is ingeschakeld. om aan te geven dat de microfoon Zo belt u handsfree (methode 2) 1. Tik op de gewenste lijnknop op de PDA. 2. Kies het nummer met behulp van de keuzetoetsen. Wanneer de telefoon overgaat, brandt de toets om aan te geven dat de microfoon voor handsfree bellen is ingeschakeld. Zo belt u handsfree (methode 3) 1. Druk op de toets . 2. Als u geen hoofdlijn wilt gebruiken, tikt u op de gewenste lijnknop op de PDA. 3. Kies het nummer met behulp van de keuzetoetsen. Wanneer de telefoon overgaat, brandt de toets om aan te geven dat de microfoon voor handsfree bellen is ingeschakeld. 43 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo beantwoordt u een oproep in de handsfree modus 1. Druk op de toets OF tik op de knipperende lijnknop (alleen als de PDA zich in een 5230 IP Appliance bevindt). De toets brandt om aan te geven dat de microfoon voor handsfree bellen is ingeschakeld. Zo beëindigt u een gesprek in de handsfree modus of . De toets 1. Druk op de toets voor handsfree bellen is uitgeschakeld. gaat uit om aan te geven dat de microfoon Zo schakelt u de microfoon voor handsfree bellen uit (het gesprek dempen) 1. Druk tijdens een handsfree gesprek op de toets horen en het lampje gaat uit. . Uw gesprekspartner kan u niet meer Zo schakelt u de microfoon voor handsfree bellen weer in 1. Druk op de toets brandt. . Uw gesprekspartner kan u niet meer horen en het lampje Hoofdtelefoon Opmerking: Het is raadzaam de hoofdtelefoon uit te schakelen voordat u de PDA uit de 5230 IP Appliance haalt. Als u dit niet doet, kunt u problemen krijgen wanneer u zonder PDA belt. Zo belt u met de hoofdtelefoon 1. Zet de hoofdtelefoon op (sluit deze zo nodig aan). 2. Activeer de hoofdtelefoon met de functietoets Headset On (zie “Hoofdtelefoon” op pagina 28). 3. Kies het gewenste nummer. Zo beantwoordt u een oproep met de hoofdtelefoon 1. Zet de hoofdtelefoon op (sluit deze zo nodig aan). 2. Activeer de hoofdtelefoon met de functietoets Headset On (zie “Hoofdtelefoon” op pagina 28). 3. U kunt spreken. Zo beëindigt u een gesprek met de hoofdtelefoon 1. Druk op de toets . Wachten Zo plaatst u een gesprek in de wacht • 44 Druk op de toets . Het gesprek wordt in de wacht gezet, de toets het bijbehorende lijnpictogram op de PDA knippert. brandt en Bellen en gebeld worden Zo haalt u een gesprek uit de wacht • Neem de hoorn op of zet de hoofdtelefoon op en druk op de toets gaat uit en u kunt weer met uw gesprekspartner spreken. - . De toets Als u het gesprek in de handsfree modus wilt opnemen, drukt u op de toets tikt u op het knipperende lijnpictogram. of Zo haalt u een gesprek op dat op een ander station in de wacht staat • Als het station een lijnpictogram heeft voor het station dat het gesprek in de wacht heeft gezet, tikt u op het knipperende lijnpictogram. Zo verplaatst u een gesprek dat in de wacht staat naar een ander lijnpictogram Opmerking: U kunt deze functie alleen gebruiken als er ten minste twee lijnen op uw 5230 IP Appliance kunnen worden weergegeven. 1. Tik op een beschikbare lijnknop. 2. Tik op de functietoets AddHeld. 3. Tik op de knipperende lijnknop van het gesprek in de wacht. Berichten Gebruik deze functie om de indicator Bericht wacht achter te laten wanneer u de bezettoon of terugbeltoon hoort of als u wilt reageren op een wachtend bericht van een ander. Zo laat u de indicator Bericht wacht achter 1. Druk op de toets . Zo reageert u op de indicator Bericht wacht 1. Druk op de toets . 2. Tik of druk op de functietoets Yes. 3. Voer een van de volgende handelingen uit: • Tik of druk op de functietoets More als u het tijdstip wilt zien waarop het bericht is verzonden. • Als u de afzender wilt bellen, tikt of drukt u op de functietoets Call. • Als u het bericht wilt verwijderen, tikt of drukt u op de functietoets Erase. • Druk op de toets om af te sluiten. Wanneer u het tijdstip weergeeft waarop het bericht is verzonden: • Tik of druk op de functietoets More als u de naam of het nummer van de afzender wilt zien. • Als u de afzender wilt bellen, tikt of drukt u op de functietoets Call. • Als u het bericht wilt verwijderen, tikt of drukt u op de functietoets Erase. • Druk op de toets om af te sluiten. 45 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Telefoonlijst Gebruik deze functie om een nummer uit de systeemtelefoonlijst te kiezen. Zo belt u vanuit de telefoonlijst 1. Druk op de functietoets Phonebook. 2. Typ de naam van de persoon die u wilt bellen. U kunt een deel van een achternaam typen of een voornaam gevolgd door een spatie en een deel van een achternaam. • Als u een letter wilt invoeren, drukt u op de desbetreffende toets totdat de gewenste letter wordt weergegeven. Als u bijvoorbeeld de letter K wilt invoeren, drukt u tweemaal op de toets 5. • Als de volgende letter van de naam bij dezelfde toets hoort als de voorgaande letter, drukt u op de functietoets → voordat u verdergaat. • Als u een spatie tussen de voor- en achternaam wilt invoegen, drukt u op de functietoets → . • Als u een punt tussen de voor- en achternaam wilt invoegen, drukt u op de toets #. • Druk op de functietoets ← om tekens te verwijderen. 3. Druk op de functietoets Lookup. De eerste naam die overeenkomt met de naam die u hebt opgegeven, wordt weergegeven. • Als er meerdere personen met dezelfde naam in de lijst voorkomen, drukt u op de functietoets Next totdat de gewenste persoon wordt weergegeven. (Als de functietoets Next niet beschikbaar is, is er maar een persoon met die naam.) • Als u de gegevens wilt wijzigen, drukt u op de functietoets Retry en voert u de naam opnieuw in (zie step 2). 4. Druk op de functietoets Call. Het nummer van de geselecteerde persoon wordt gekozen. Laatste nummer herhalen Zo belt u het laatste externe nummer dat u handmatig hebt gekozen • Tik op de functietoets Redial in plaats van een nummer te kiezen. Wisselen Tijdens een gesprek met één persoon kunt u een derde bellen en van het ene gesprek naar het andere gaan. De twee andere bellers kunnen op geen enkel moment met elkaar spreken als u deze functie gebruikt. Zo belt u tijdens een gesprek iemand anders 1. Druk op de toets . Het eerste gesprek wordt in de wacht gezet. 2. Kies het nummer van de volgende persoon. Zo gaat u van het ene gesprek naar het andere • 46 Tik of druk op de functietoets Tradel. U kunt onbeperkt van gesprek wisselen. Bellen en gebeld worden • Zo beëindigt u de gesprekken • Tik of druk op de functietoets ReleaseOF leg de hoorn op de haak. 47 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding 48 Appendix A—Aanvullende informatie Appendix A—Aanvullende informatie De PDA gebruiken met de 5230 IP Appliance De PDA opladen U kunt de oplader van de PDA op de 5230 IP Appliance aansluiten (zie de afbeelding “Aansluitpunten 5230 IP Appliance” op pagina 3). Telkens wanneer u de PDA met een oplader in een 5230 IP Appliance plaatst, laadt de PDA zichzelf automatisch op (zoals ook met het synchronisatiestation dat bij de PDA is meegeleverd). Datasynchronisatie De 5230 IP Appliance fungeert ook als synchronisatiestation voor de PDA. Zie de gebruikershandleiding bij de PDA voor de volgende informatie: • de gegevens en bestanden op de PDA en de computer synchroniseren • samenwerking tussen de PDA en de computer instellen voor lokale en externe synchronisatie Tijdens de synchronisatie kunt u de 5230-toepassingen gewoon blijven gebruiken. Zo geeft u de aanbevolen instellingen voor synchronisatie op 1. Open de toepassing ActiveSync. 2. Selecteer in het menu Tools de optie Options… 3. Schakel de optie Enable synchronization when cradled uit om te voorkomen dat er conflicten ontstaan tussen de toepassing PDA Phone en ActiveSync wanneer u PDA Phone start vanaf een 5230 IP Appliance. 4. Schakel de optie Include PC when synchronizing remotely in en selecteer de computer waarmee u de PDA wilt synchroniseren. (Zo kunt u de PDA met de computer laten communiceren wanneer de PDA zich in een 5230 IP Appliance bevindt). Opmerking: Wanneer u synchronisatie met de computer (via het synchronisatiestation van de PDA) voor het eerst instelt, wordt de identiteit van de computer automatisch ingevoerd. Als u externe synchronisatie hebt ingesteld, kunnen er meer computers op de lijst voorkomen. 5. Tik op OK om de wijzigingen op te slaan. Zo synchroniseert u de PDA via een 5230 IP Appliance Opmerking: Als u de PDA met uw computer wilt synchroniseren, moet de computer zich in hetzelfde netwerk bevinden als de 5230 IP Appliance die u gebruikt. 1. Wanneer de toepassing PDA Phone op het netwerk is aangesloten (datum en tijd worden op de display weergegeven), opent u de toepassing ActiveSync. 2. Tik op Sync. De PDA wordt met de computer gesynchroniseerd. 49 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding De toepassingen van de 5230 IP Appliance installeren of upgraden 1. Als u een upgrade installeert, sluit u alle PDA-toepassingen van de 5230 of stelt u de PDA opnieuw in. 2. Plaats de PDA in het synchronisatiestation (u kunt de PDA-toepassingen van de 5230 niet via een 5230 IP Appliance installeren of upgraden). 3. Volg de instructies in de PDA-documentatie over het opstarten van de PDA (als u dat nog niet hebt gedaan) en synchroniseer het apparaat met de computer. 4. Plaats de cd-rom met de PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance in het cd-rom-station van de computer. 5. Het installatieprogramma wordt automatisch gestart. 6. Wanneer het welkomstscherm wordt weergegeven, klikt u op Volgende. De licentieovereenkomst wordt weergegeven. 7. Lees deze overeenkomst. Klik op Ja om door te gaan met de installatie. 8. Het venster Select Components wordt geopend. Standaard zijn alle toepassingen ingeschakeld. Als u een toepassing niet wilt installeren, schakelt u het bijbehorende selectievakje uit. Opmerking: Als u de toepassing PDA Phone niet installeert, kunt u niet bellen of gebeld worden met de 5230 IP Appliance of een van de andere toepassingen gebruiken. 9. In het vak Doelmap wordt aangegeven waar de 5230-toepassingen op de computer worden geïnstalleerd. Als u liever een andere map gebruikt, klikt u op Bladeren en selecteert u de gewenste doelmap. 10. Klik op Volgende. Het venster Start Copying wordt geopend. 11. Controleer of de installatiegegevens kloppen. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, klikt u op Terug, voert u de gewenste correcties in en klikt u op Volgende. Het venster Start Copying wordt weergegeven. 12. Klik op Volgende om door te gaan. De installatie wordt gestart. 13. Voor elke 5230-toepassing geldt het volgende: • Het installatieprogramma haalt de vereiste informatie op van de PDA. • U wordt gevraagd of de toepassing in de standaard-installatiemap van de PDA moet worden geïnstalleerd. Klik op Ja als u de selectie accepteert. Als u liever een andere map gebruikt, klikt u op Nee en kiest u de map waarin u de toepassing wilt installeren. • De toepassing wordt eerst op de computer en vervolgens op de PDA geïnstalleerd. 14. Als alle toepassingen zijn geïnstalleerd, klikt u op Voltooien. U hoeft de computer niet opnieuw te starten. 15. Zie “De PDA-toepassingen van de 5230 IP Appliance starten” op pagina 7 voor meer informatie over het gebruik van de PDA met de 5230 IP Appliance. 50 Appendix A—Aanvullende informatie De Personality Module vervangen Als u een ander model PDA wilt of als u een 5230 IP Appliance met een ander model PDA van iemand overneemt, hebt u een nieuwe Personality Module nodig om de PDA met de 5230 IP Appliance te kunnen gebruiken. Vraag uw Mitel-dealer welke Personality Module geschikt is voor uw model PDA. Opmerking: Als u een PDA in de verkeerde 5230 Personality Module plaatst, kan de PDA en/of de 5230 IP Appliance beschadigd raken. Zo vervangt u de Personality Module 1. Maak de LAN-kabel, de computerkabel (indien aanwezig) en de kabel van de PDA-lader aan de onderkant van de 5230 IP Appliance los (zie afbeelding “Aansluitpunten 5230 IP Appliance” op pagina 3). 2. Duw de vergrendeling (boven het modelnummer) omlaag en verwijder de oude Personality Module. 3. Druk de nieuwe Personality Module op zijn plaats, de onderkant eerst. Duw de bovenkant voorzichtig op zijn plaats totdat de vergrendeling vastklikt. Een Personality Module plaatsen 4. Sluit de LAN-kabel, de computerkabel (indien aanwezig) en de kabel van de PDA-lader weer aan op de onderkant van de 5230 IP Appliance. De PDA is nu gereed voor gebruik met de 5230 IP Appliance. 51 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Een lokale voedingsbron gebruiken De 5230 IP Appliance kan worden gevoed vanuit het LAN (via de LAN-aansluiting) en door een lokale voedingsbron. De volgende voedingsbronnen zijn geschikt voor de 5230 IP Appliance: • Lijnvoeding: een voeding die voldoet aan de vereisten van IEEE 802.3af voor voeding via LAN’s en aan CAN/CSA C22.2, nr 60950-2000, derde editie, UL 60950 derde editie en/of EN60950:2000, derde editie inzake veiligheid. • Lokale voedingsbron: een adapter van Mitel Networks (vraag uw Mitel-dealer om onderdeelnummers). • Elke andere door Mitel aanbevolen stroombron. Zo sluit u een lokale voedingsbron aan 1. Sluit de voedingsbron aan op een geschikt stopcontact. 2. Verbind een RJ-45-kabel (Ethernet) tussen de LAN-connector aan de onderkant van de 5230 IP Appliance en de telefoonaansluiting van de adapter. 3. Verbind de RJ-45 LAN-kabel (Ethernet) met de LAN-connector van de adapter. Zo verwijdert u een lokale voedingsbron 1. Maak de RJ-45-kabel (Ethernet) tussen de LAN-connector aan de onderkant van de 5230 IP Appliance en de telefoonaansluiting van de adapter los. 2. Maak de RJ-45 LAN-kabel (Ethernet) van de LAN-connector op de adapter los en sluit deze aan op de LAN-connector aan de onderkant van de 5230 IP Appliance. 3. Verwijder de adapter uit het stopcontact. 52 Appendix B—De 5230 IP Appliance zonder PDA gebruiken Appendix B—De 5230 IP Appliance zonder PDA gebruiken De 5230 IP Appliance aanpassen Contrast op de display Wanneer u de 5230 zonder PDA gebruikt, kunt u het contrast op de display van de 5230 IP Appliance bijstellen. Zo stelt u het contrast op de display van de 5230 IP Appliance bij • Wanneer het toestel niet in gebruik is, drukt u op de toetsen en om het contrast op de display bij te stellen. De instellingen worden automatisch opgeslagen. Volume belsignaal Zo stelt u het volume van het belsignaal bij met de 5230 IP Appliance • Wanneer de telefoon overgaat, stelt u het volume van het belsignaal bij met de toetsen en . Het nieuwe volume wordt automatisch opgeslagen. Het bureaubladprogramma Het bureaubladprogramma openen Met het bureaubladprogramma kunt u de instellingen voor de 5230 IP Appliance vanaf elke computer met een internet-aansluiting wijzigen. U doet dit met Internet Explorer 5.5 of hoger. U kunt deze instellingen ook met de PDA wijzigen. Opmerking: Als uw netwerk met een firewall is beveiligd, kunt u de telefooninstellingen niet van buiten de firewall wijzigen. Met het bureaubladprogramma kunt u de volgende instellingen wijzigen: • Call Forward Always, Call Forward Busy en Call Forward No Answer (zie “Doorschakelprofiel” op pagina 55). • Het wachtwoord voor het bureaubladprogramma. • De displaytaal van het bureaubladprogramma. • De displaytaal van de 5230 IP Appliance (de taal van de PDA-toepassingen blijft ongewijzigd). 53 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Zo opent u het bureaubladprogramma 1. Open Internet Explorer (5.5 of hoger). 2. Typ de URL van het bureaubladprogramma in het veld Adres (vraag de systeembeheerder om de URL) en druk vervolgens op Enter. 3. Typ uw naam en wachtwoord in het aanmeldingsscherm en klik op OK. Introductiepagina van het bureaubladprogramma 4. Wanneer u gereed bent, selecteert u Exit in de vervolgkeuzelijst met functies (rechts van I want to…) om u af te melden bij het bureaubladprogramma. Zo wijzigt u het wachtwoord voor het bureaubladprogramma 1. Open het bureaubladprogramma. 2. Selecteer Edit Preferences in de vervolgkeuzelijst met functies. 3. Selecteer Change Password in de vervolgkeuzelijst met functies. 4. Typ het oude wachtwoord en het nieuwe wachtwoord, en bevestig het nieuwe wachtwoord. 5. Klik op OK. Het wachtwoord is gewijzigd. Zo wijzigt u de displaytaal van het bureaubladprogramma 1. Open het bureaubladprogramma. 2. Selecteer Edit Preferences in de vervolgkeuzelijst met functies. 3. Selecteer Change User Profile Language in de vervolgkeuzelijst met functies. 4. Selecteer de gewenste taal in de vervolgkeuzelijst. 5. Klik op OK. Het bureaubladprogramma wordt de volgende keer dat u zich aanmeldt, in de nieuwe taal weergegeven. 54 Appendix B—De 5230 IP Appliance zonder PDA gebruiken Zo wijzigt u de displaytaal van de 5230 IP Appliance Opmerking: Hiermee wordt niet de taal van de 5230-toepassingen gewijzigd, maar alleen de taal op de display. 1. Open het bureaubladprogramma. 2. Selecteer Edit Preferences in de vervolgkeuzelijst met functies. 3. Selecteer Change Set Language in de vervolgkeuzelijst met functies. 4. Selecteer de gewenste taal in de vervolgkeuzelijst. 5. Klik op OK. Op de 5230 IP Appliance wordt nu de door u gekozen taal weergegeven (mogelijk met enige vertraging). Doorschakelprofiel In het bureaubladprogramma kunt u ook uw doorschakelprofiel wijzigen en activeren: Zo schakelt u een instelling voor een doorschakelprofiel in of uit vanuit het bureaubladprogramma 1. Open het bureaubladprogramma. 2. Selecteer Configure/Activate Call Forwarding in de vervolgkeuzelijst met functies. 3. Selecteer de instelling voor doorschakelen die u wilt activeren of uitschakelen. 4. Klik op Activate/deactivate om de instelling voor doorschakelen in of uit te schakelen. Zo programmeert u een instelling voor een doorschakelprofiel vanuit het bureaubladprogramma 1. Open het bureaubladprogramma. 2. Selecteer Configure/Activate Call Forwarding i in de vervolgkeuzelijst met functies. 3. Selecteer de optie voor doorschakelen die u wilt programmeren of bewerken en klik op Edit. 4. Geef de extensie op waarnaar het gesprek moet worden doorgeschakeld (indien van toepassing) en geef aan of deze instelling wel of niet actief is. 5. Klik op de knop Save om de wijzigingen op te slaan of op Cancel om af te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan. Voicemail Zo opent u de voicemailbox wanneer er een nieuwe voicemail is ontvangen • Druk op de toets . 55 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Functietoegangscodes Functietoegangscodes bieden de mogelijkheid om telefoonfuncties te gebruiken via de keuzetoetsen. Opmerking: Het is mogelijk dat niet alle functies op uw systeem beschikbaar zijn. Vraag de systeembeheerder naar de beschikbare functies en de bijbehorende functiecodes. Call Forward End Chaining Zo schakelt u Call Forward End Chaining in en uit • Als u Call Forward End Chaining wilt inschakelen, kiest u de desbetreffende functiecode en legt u de hoorn op de haak. • Als u Call Forward End Chaining wilt annuleren, kiest u de desbetreffende functiecode en legt u de hoorn op de haak. Gesprekdoorschakeling negeren Gebruik deze functie als u wilt voorkomen dat uw gesprek door een ander station wordt doorgeschakeld. Zo negeert u de doorschakelfunctie van een extern station 1. Kies de functiecode voor Gesprekdoorschakeling negeren. 2. Kies het extensienummer van het externe station. Het externe station gaat over en uw gesprek wordt niet doorgeschakeld. Een gesprek in de wacht zetten Gebruik deze functie als u een gesprek in de wacht wilt opnemen. Zo haalt u een gesprek op dat in de wacht staat 1. Neem de hoorn van de haak OF druk op de toets OF activeer de hoofdtelefoon. 2. Kies de functiecode voor Gesprek in de wacht zetten, voer de console-id van de medewerker in en vervolgens het nummer van het wachtende gesprek. Gesprek opnemen Gebruik deze functie om een gesprek dat op een ander station overgaat op te nemen. Zo beantwoordt u een oproep 1. Neem de hoorn van de haak OF druk op de toets OF activeer de hoofdtelefoon. 2. Kies de functiecode voor Gesprek opnemen en vervolgens de extensie van het station dat overgaat. 56 Appendix B—De 5230 IP Appliance zonder PDA gebruiken Terugbellen Zo annuleert u aanvragen voor terugbellen • Een specifieke aanvraag: druk op en kies de extensie van de persoon die u wilt bereiken. • Alle aanvragen: kies de functiecode voor het annuleren van aanvragen voor terugbellen. Achterschakelen Zo gebruikt u de functie Achterschakelen • Een aanvraag voor achterschakelen verzenden bij bezettoon: druk op de functietoets Wait. • Een gesprek uit de wacht halen wanneer u de toon voor achterschakelen hoort: druk op de functietoets Trade. Wachten Zo haalt u een gesprek op dat op een ander station in de wacht staat • Kies de functiecode voor Call Hold Remote Retrieve en vervolgens het nummer van het station waar het gesprek in de wacht staat. Persoonlijke toets voor verkort kiezen De beheerder kan u maximaal 100 persoonlijke toetsen voor verkort kiezen toewijzen, in reeksen van 10. Zo stelt u een persoonlijke toets voor verkort kiezen in 1. Neem de hoorn van de haak OF druk op de toets OF activeer de hoofdtelefoon. 2. Kies de functiecode voor het opslaan van de persoonlijke toets en geef vervolgens een indexnummer op (00 tot 09 als u 10 sneltoetsen hebt, 00 tot 19 als u er 20 hebt, enzovoort). Als u eerder al een indexnummer had opgegeven, overschrijft u dat. 3. Kies op het nummer dat u wilt opslaan. • Als u een pauze wilt invoegen, drukt u op de toets . • Als u een langere pauze wilt, drukt u zo vaak op de toets als nodig is. 4. Leg de hoorn op de haak om het nummer op te slaan. Let op: Noteer het indexnummer en de bijbehorende naam zodat u dit niet vergeet of per ongeluk overschrijft. Zo gebruikt u een persoonlijk nummer voor verkort kiezen 1. Neem de hoorn van de haak OF druk op de toets OF activeer de hoofdtelefoon. 2. Kies de functiecode om het nummer te activeren en geef vervolgens het gewenste indexnummer op. Het nummer wordt gekozen. 57 5230 IP Appliance - Gebruikershandleiding Een opgeslagen nummer opnieuw kiezen U kunt elk gekozen nummer opslaan en dit later opnieuw kiezen. Zo slaat u het laatste nummer op dat u handmatig hebt gekozen 1. Neem de hoorn van de haak OF druk op de toets OF activeer de hoofdtelefoon. 2. Kies de functiecode voor het opslaan van het laatst gekozen nummer. Het nummer dat het laatst handmatig door u is gekozen, wordt opgeslagen. Zo kiest u een opgeslagen nummer opnieuw 1. Neem de hoorn van de haak OF druk op de toets OF activeer de hoofdtelefoon. 2. Kies de functiecode voor het herhalen van het laatst gekozen nummer. Het opgeslagen nummer wordt gekozen. Trunk Flash Met deze functie kunt u de Centrex-functies gebruiken (indien beschikbaar) terwijl u een extern gesprek voert. Zo zendt u een signaal uit naar een trunk wanneer u een extern gesprek voert 1. Tik of druk op de toets . 2. Voor één flash gebruikt u de functiecode om eenmaal signalen uit te zenden. Voor twee flashes gebruikt u de functiecode voor tweemaal signalen uitzenden. 3. Wacht op de kiestoon en druk op de Centrex-functiecode. 58 ®,™ Handelsmerk van Mitel Networks Corporation © Copyright 2003, MITEL Networks Corporation Alle rechten voorbehouden